Voor iedere ondernemer is een zakelijke mobiele telefoon onmisbaar. Als (startende) ondernemer sta je misschien voor de keuze om een nieuwe telefoon aan te schaffen, met of zonder abonnement. Hoe werkt dat eigenlijk?
Telefoon van de zaak: wat betekent dat?
Een telefoon van de zaak of zakelijke telefoon betekent in feite dat je een telefoon gebruikt voor zakelijke werkzaamheden. Dit kan een telefoon zijn voor jou als ondernemer of voor één van je werknemers.
Zijn de kosten van een mobiele telefoon van de zaak aftrekbaar?
In principe zijn zakelijke kosten aftrekbaar, ook de kosten die je maakt voor het aanschaffen van mobiele telefoon voor de zaak. Ook de abonnementskosten zijn aftrekbaar van de winst. Dit geldt zowel voor de telefoon en het abonnement voor de eigenaar van de onderneming als het personeel.
Ook de betaalde BTW mag worden verrekend in de aangifte omzetbelasting. Meer lezen over omzetbelasting en bijbehorende aangifte? Lees het in onze blog.
Privé- en zakelijk gebruik van mobiele telefoon
Een mobiele telefoon voor privé is gebruik is niet aftrekbaar. Gebruik jij je telefoon zowel zakelijk als privé? Dan wordt het iets ingewikkelder, maar zeker niet onmogelijk. Veel startende ondernemers krijgen wel te maken met deze situatie, je gebruikt je privé telefoon voor zakelijke werkzaamheden tijdens de startfase van jouw onderneming.
Als er sprake is van gemengd gebruik (dus zowel privé als zakelijk) mag het zakelijke gedeelte van de kosten worden afgetrokken van de belastbare winst. Dit zakelijke gedeelte moet dus worden vastgesteld, er is hier niet een voorgeschreven methode voor vanuit de belastingdienst. Dus je mag dit naar eigen inzicht doen, je kan een aantal maanden je verbruik bijhouden en aan de hand daarvan een schatting voor de rest van het jaar maken. Of je maakt een meer globalere schatting. Het is hierbij wel van belang dat je in staat bent om je methode te verantwoorden als de belastingdienst daarom vraagt.
De werkkostenregeling
In een van onze eerdere blogs hebben wij uitgelegd hoe de WKR werkt. Deze regeling kan ook in overweging worden genomen bij dit onderwerp. Sinds de invoering van de WKR is het verstrekken van een telefoon aan werknemers eenvoudiger geworden. Via deze WKR kan een werkgever namelijk onbelaste vergoedingen aan werknemers doen (mits het aan de voorwaarden van de WKR voldoet). In het geval van een mobiele telefoon kan gebruik worden gemaakt de WKR.
Voor het gebruik van mobiele telefoons (en computers, tablets en bijvoorbeeld gereedschap) geldt het noodzakelijkheidscriterium. Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat een vergoeding van werkgever aan werknemer alleen onbelast is als deze noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Met andere woorden, heeft de werknemer een mobiele telefoon nodig om zijn werk te kunnen doen? Als het antwoord ja is, dan mag er onbelast worden vergoed. Het is dan niet van belang dat de werknemer ook privé voordeel kan behalen met de vergoeding. De mobiele telefoon mag mee naar huis worden genomen en als er bijv. een goede camera op zit mag de werknemer deze camera ook gebruiken voor privé foto’s.
Conclusie
Het aanschaffen van een smartphone voor enkel zakelijk gebruik is voor het verwerken in de administratie de meest praktische keuze. Echter, gemengd gebruik (zowel zakelijk als privé) is ook een optie. Het zakelijke gebruik moet dan worden ingeschat, je bent hier zelf als ondernemer verantwoordelijk voor.
Het faciliteren van een smartphone aan werknemers is door de komst van de WKR ook makkelijker geworden. Als de werknemer de smartphone nodig heeft om haar baan uit te oefenen (m.a.w. er wordt voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium) dan kan je als werkgever de smartphone onbelast vergoeden.
Hoe vaak mag je een nieuwe telefoon aanschaffen?
Als zzp’er kan je in principe zelf bepalen hoe vaak je een nieuwe telefoon aanschaft. Er zijn hier geen specifieke regels voor. Door technologische ontwikkelingen kan het soms verstandig zijn om je telefoon al te upgraden na 2 jaar, in andere gevallen kan je prima een telefoon 5 jaar in gebruik hebben.
Hoe verwerk je kosten van een telefoon in de boekhouding?
Kost de telefoon die je aanschaft minder dan €450 excl. btw? Dan neem je deze kosten mee in het jaar van aankoop. Is de telefoon duurder dan €450 euro? Dan schrijf je de kosten af in minimaal 5 jaar. Elk jaar neem je dus een stukje van de kosten mee.
