Als werkgever kan je ervoor kiezen om werknemers een reiskostenvergoeding te geven. De reiskostenvergoeding 2023 bedraagt €0,21 per kilometer. Maximaal €0,21 van de reiskostenvergoeding is onbelast, en is dus vrijgesteld van loonheffingen. In deze blog lees je alles wat je moet weten over de reiskostenvergoeding.
Wat is reiskostenvergoeding?
De reiskostenvergoeding is een vergoeding die werknemers van hun werkgever krijgen voor de reiskosten die zij maken tussen hun huis en het werk. Dit zijn bijvoorbeeld kosten die gemaakt zijn door met de auto te reizen, of het met openbaar vervoer zoals de trein of de bus.
Werkgevers zijn niet verplicht om reiskostenvergoeding te betalen aan werknemers, tenzij dit wordt verplicht vanuit de cao of de arbeidsovereenkomst. Er bestaat geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding.
Reiskostenvergoeding 2023 belasting
Als werkgever kan je ervoor kiezen om reiskostenvergoeding te betalen aan werknemers, het is redelijk gebruikelijk om jouw werknemers niet op te laten draaien voor alle kosten die zij maken voor het reizen tussen hun werk en huis.
De reiskostenvergoeding die je betaalt aan werknemers, is tot een maximaal bedrag onbelast. Dit betekent dat de vergoeding niet wordt opgeteld bij het loon en dus vrijgesteld is van loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen.
De reiskostenvergoeding valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR), en vallen dus niet in de vrije ruimte.
Onbelaste reiskostenvergoeding 2023
De maximale onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt in 2023 €0,21 per kilometer. Wanneer werknemers reizen met het openbaar vervoer, kan de werkgever er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden.
Het is belangrijk om in acht te nemen dat enkel reiskosten vergoed mogen worden wanneer de werknemer daadwerkelijk naar het werk reist. Wanneer een werknemer thuis werkt, mag er geen kilometervergoeding worden gegeven.
Geen gedoe meer met de administratie?
Probeer het best beoordeelde boekhoudprogramma nu de eerste 15 maanden GRATIS! 👇
Onbelaste kilometervergoeding 2023
Wanneer een werknemer met eigen vervoer reist naar het werk, kan je als werkgever maximaal €0,21 per kilometer belastingvrij vergoeden. Het maakt daarbij niet uit welk vervoermiddel de werknemer gebruikt, dit kan een eigen auto, fiets, brommer etc zijn.
Als de vergoeding hoger is dan €0,21, wordt het meerdere gezien als loon. Dat betekent dat je als werkgever hier loonheffingen over moet inhouden.
Onbelaste vergoeding openbaar vervoer
Wanneer werknemers met het openbaar vervoeren reizen, kan je als werkgever de reiskosten op twee manieren belastingvrij vergoeden:
- Kilometervergoeding tot maximaal €0,21 per kilometer
- De werkelijk gemaakte reiskosten
Ook hierbij geldt dat wanneer je als werkgever een hogere vergoeding betaalt, het meerdere wordt gezien als loon en dus wordt belast.
Kilometervergoeding carpoolen
Wanneer werknemers het carpoolen zelf organiseren, kan je als werkgever iedere werknemer een vergoeding van €0,21 per kilometer vergoeden. Kilometer voor het omrijden voor in dat geval niet vergoed.
Wanneer je als werkgever het carpoolen organiseert, kan enkel de chauffeur een vergoeding van maximaal €0,21 per kilometer ontvangen. Ook het omrijden, kan in dat geval worden vergoed.
Berekening reiskostenvergoeding 2023
Onderstaand laten wij een fictief rekenvoorbeeld zien van de reiskostenvergoeding 2023. Hierbij gaan we uit van de volgende gegevens:
| Type vervoer | Eigen vervoer werknemer |
| Maximale reiskostenvergoeding | €0,21 per kilomer |
| Woon- werkafstand (enkele reis) | 30 kilometer |
| Dienstverband | 5 dagen (1 FTE) |
| Aantal dagen thuis | 2 dagen |
| Aantal dagen kantoor | 3 dagen |
Berekening op basis van werkelijk gemaakte kilometers
Je kan er als werkgever voor kiezen om de reiskosten te vergoeden op basis van de daadwerkelijke gemaakte kilometers. Voor één dag waarop de werknemer naar het werk reist, zou de kilometervergoeding dan als volgt worden berekend:
Kilometervergoeding = €0,21 * 60 kilometer = €12,60
Berekening vaste maandelijkse vergoeding
Je kan er ook voor kiezen om een vaste reiskostenvergoeding te geven. Dit scheelt namelijk administratieve lasten. Hierbij moet dan gebruik worden gemaakt van de 128/214 dagen regeling.
Deze regeling houdt in dat een werknemer die in een kalenderjaar ten minste 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een reiskostenvergoeding mag ontvangen op basis van 214 dagen (op basis van 5 dagen per week).
In bovenstaand fictief voorbeeld moet de werknemer dan minimaal 77 dagen (128 * 3/5e) naar kantoor reizen. Ervan uitgaande dat de werknemer circa 45 weken per jaar werkt, wordt dit aantal dagen gehaald (45 * 3 = 135). De vergoeding mag daarom berekend worden op basis van 214 dagen.
De maximale kilometervergoeding per jaar is dan: (3/5) * 214 dagen * €0,21 * 60 kilometer = €1.617,84 per jaar.
De maximale kilometervergoeding per maand is: €1.617,84 / 12 = €134,82.
Stappenplan werkgever
Ben je van plan om werknemers een vaste vergoeding voor reiskosten te geven? Dan kan je de volgende stappen nemen.
- Maak met de werknemer afspraken over de verdeling thuiswerkdagen en aantal dagen op kantoor, en zorg ervoor dat dit schriftelijk wordt vastgelegd.
- Bepaal of de werknemer voldoet aan de 128-regeling, en bereken vervolgens op basis van de verdeling en afgesproken kilometervergoeding de vaste maandelijkse vergoeding.
- Analyseer gedurende het jaar of de verdeling thuiswerkdagen en kantoordagen nog klopt, en de werknemer nog steeds voldoet aan de 128-regeling. Indien nodig, bereken je de vergoeding opnieuw.
Wanneer is reiskostenvergoeding niet vrijgesteld?
Niet in alle gevallen is de reiskostenvergoeding onbelast. Dit is het geval wanneer de werknemer vervoer krijgt aangeboden vanuit de werkgever. In de volgende situaties kan daarom geen vrijgestelde reiskostenvergoeding worden gegeven:
- Werknemer krijgt een leaseauto of bedrijfsauto.
- Werknemer heeft een fiets van de zaak ontvangen.
- Werknemer heeft een abonnement voor openbaar vervoer of tickets voor het openbaar vervoeren ontvangen van werkgever.
- Werknemer rijdt mee met een ander, op basis van carpoolen dat door de werkgever is georganiseerd.
Reiskostenvergoeding 2024
Per 1 januari 2024 stijgt de onbelaste reiskostenvergoeding naar €0,23 per kilometer.
Veelgestelde vragen
Is reiskostenvergoeding verplicht?
Nee, het is niet verplicht om werknemers een reiskostenvergoeding te geven tenzij dit verplicht is vanuit een cao. Er bestaat geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding.
Is er een minimum aantal kilometers voor reiskostenvergoeding 2023?
Nee, er is geen wettelijke afspraak over het aantal kilometers dat als minimum telt voor reiskostenvergoeding. De werkgever mag dit zelf bepalen.
Hoe hoog is de kilometervergoeding 2023?
De onbelaste kilometervergoeding in 2023 bedraagt €0,21 per kilometer.
