Door gebruik te maken van de werkkostenregeling (WKR) kan je onbelast vergoedingen verstrekken aan werknemers, zolang dit binnen de vrije ruimte valt. Hoe werkt de WKR precies, hoe hoog is de vrije ruimte en welke kosten vallen onder de WKR? Het antwoord op deze vragen lees je in dit artikel!
Hoe werkt de WKR?
De werkkostenregeling is een belastingregeling voor werkgevers om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te faciliteren. Dergelijke vergoedingen zijn bijvoorbeeld een kerstpakket, een verjaardagscadeau of een vergoeding voor een etentje.
Een percentage van de totale fiscale loonsom van het bedrijf kan besteed worden aan onbelaste vergoedingen. Zolang dit binnen de vrije ruimte blijft, betaal je geen loonbelasting over deze vergoedingen. Echter, wanneer de vergoedingen buiten de vrije ruimte vallen betaal je 80% belasting in de vorm van een eindheffing.
Geen gedoe meer met de administratie?
Probeer het best beoordeelde online boekhoudpakket de eerste 15 maanden GRATIS! 👇
Vrije ruimte WKR
Zolang de vergoedingen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen, betaal je geen loonbelasting. Tijdens Prinsjesdag 2023 is bekend geworden dat de vrije ruimte 2023 is verhoogd naar 3% over de eerste €400.000, in 2024 is dit 1,92% over de eerste €400.000. Onderstaand hebben wij de vrije ruimte per jaar weergeven.
| Jaar | Over de eerste €400.000 | Over restant van loonsom |
| 2024 | 1,92% | 1,18% |
| 2023 | 3% | 1,18% |
| 2022 | 1,7% | 1,18% |
| 2021 | 3% | 1,18% |
Stel de totale loonsom in 2023 bedraagt €600.000, dan is de vrije ruimte van de WKR 2023:
- 3% over eerste €400.000 = €12.000
- 1,18% over restant van €200.000 = €2.360
- Totale vrije ruimte WKR 2023 = €14.360
Vrijstellingen en nihilwaarderingen werkkostenregeling
Er zijn bepaalde vergoedingen die onbelast vergoed kunnen worden en niet ten koste vallen van de vrije ruimte, dit betreffen vrijstellingen of voorzieningen met een nihilwaardering.
Vrijstellingen
Voorbeelden van kosten die vallen onder de vrijstellingen van de werkkostenregeling zijn:
- VOG-aanvraag
- Vergoeding voor thuiswerkkosten
- OV-abonnement
- Maaltijd bij overwerk
Nihilwaardering
Naast vrijstellingen, zijn er een aantal voorzieningen op de werkplek die een zogeheten nihilwaardering krijgen en dus niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Voorbeelden zijn:
- Werkkleding
- Koffie- en thee op de werkplek
- Fitnessruimte op de werkplek
Voorbeelden vergoedingen WKR
Nu het duidelijk is hoe de werkkostenregeling precies werkt, geven wij onderstaand een aantal voorbeelden van vergoedingen die je onder de werkkostenregeling kan laten vallen.
- Kerstpakketten. Veel ondernemers gebruiken de werkkostenregeling om kerstpakketten belastingvrij aan werknemers te kunnen verstrekken als blijk van waardering van hun inzet.
- Bedrijfsuitjes. Kosten voor bedrijfsuitjes en teambuildingevenementen kunnen onder de WKR vallen, zolang dit binnen de jaarlijkse vrije ruimte valt.
- Laptop en telefoon. Werkgevers kunnen laptops en mobiele telefoons aan werknemers verstrekken, zonder dat werknemers hier belasting over hoeven te betalen.
- Kinderopvang. Wanneer je als werkgever wil bijdragen aan de kinderopvangkosten van werknemers, kan dit via de vrije ruimte van de werkkostenregeling
- Fitnessabonnement. Het is mogelijk om een sportabonnement van werknemers belastingvrij te vergoeden via de werkkostenregeling. Het sportabonnement moet hierbij wel van tevoren zijn aangewezen als werkkosten.
- Cadeaubonnen en kleine geschenken. Werkgevers kunnen hun werknemers belastingvrij cadeaubonnen of kleine geschenken zoals bloemen, een fles wijn of taart geven, mits dit binnen de vrije ruimte van de WKR valt.
- Fiets van de zaak. Een fiets van de zaak valt binnen de vrije ruimte van de WKR-regeling. Als het past binnen de vrije ruimte, mag je als werkgever dus belastingvrij een fiets geven aan werknemers.
Gebruikelijkheidstoets WKR
Om gebruik te maken van de werkkostenregeling moeten de vergoedingen die je via de WKR-regeling wil geven, voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. Dit houdt in dat vergoedingen via de werkkostenregeling, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat gebruikelijk is binnen jouw branche.
Stel je wilt jouw werknemers met kerst een cadeau geven van €500,-, terwijl in jouw branche het gebruikelijk is dat werknemers een kerstcadeau krijgen van €50,-. Het kerstcadeau mag maximaal €15,- (30%) afwijken van wat gebruikelijk is, waardoor €435,- (500 – 65) in het belastbare loon moet worden opgenomen.
Meer weten over de WKR? Kijk dan ook eens op de site van de Belastingdienst.
Veel gestelde vragen
Wat houdt de WKR 2022 in ?
De WKR 2022 houdt in dat je als werkgever onbelaste vergoedingen kunt verstrekken aan werknemers, zolang dit binnen de vrije ruimte valt. De vrije ruimte WKR 2022 bedraagt 1,7% over de eerste €400.00 van de totale loonsom en €1,18% over het restant van de totale loonsom.
Wat houdt de WKR 2023 in?
De WKR 2023 houdt in dat je als werkgever onbelaste vergoedingen kunt verstrekken aan werknemers, zolang dit binnen de vrije ruimte valt. De vrije ruimte WKR 2023 bedraagt 3% over de eerste €400.00 van de totale loonsom en €1,18% over het restant van de totale loonsom.
Hoe hoog is de vrije ruimte WKR 2022?
De vrije ruimte WKR 2022 bedraagt 1,7% over de eerste €400.00 van de totale loonsom en €1,18% over het restant van de totale loonsom.
Wat houdt de gebruikelijkheidstoets werkkostenregeling in?
De gebruikelijkheidstoets is een voorwaarde om vergoedingen via de WKR-regeling te verstrekken. De gebruikelijkheidstoets houdt in dat je enkel vergoedingen kan opnemen in de vrije ruimte van de WKR, die niet meer dan 30% afwijken van wat gebruikelijk is in jouw branche.
Kan je niet gebruikte vrije ruimte WKR meenemen naar een opvolgend jaar?
Het is niet toegestaan om de vrije ruimte die in een jaar niet wordt gebruikt, mee te nemen naar een opvolgend jaar.
