Na de coronapandemie werken nog steeds veel mensen thuis. Als werkgever kan je een thuiswerkvergoeding verstrekken aan werknemers om de kosten die gerelateerd zijn aan het thuiswerken te compenseren. De thuiswerkvergoeding 2023 bedraagt €2,15 per werknemer per dag. Wil je precies weten welke regels gelden omtrent de thuiswerkvergoeding? Lees dan deze blog!
Waarom is er een thuiswerkvergoeding?
De thuiswerkvergoeding is een vergoeding die werkgevers aan werknemers verstrekken voor kosten gerelateerd aan thuiswerken, zoals internet en elektriciteit. Het is bedoeld om de extra uitgaven te dekken die werknemers maken bij het uitvoeren van hun taken vanuit huis.
Tijdens de coronapandemie werkten veel mensen thuis, en ook na de pandemie werken nog steeds veel mensen regelmatig vanuit huis. Hierdoor erkennen werkgevers de noodzaak om werknemers te ondersteunen bij het creëren van een efficiënte en gezonde thuiswerkomgeving.
Het geven van een thuiswerkvergoeding is niet verplicht, tenzij dit in de cao is opgenomen. Werknemers hebben geen wettelijk recht op een thuiswerkvergoeding.
Nooit meer gedoe met de administratie?
Probeer het best beoordeelde online boekhoudprogramma nu de eerste 15 maanden GRATIS!👇
Wat houdt de thuiswerkvergoeding 2023 in?
De thuiswerkvergoeding 2023 bedraagt €2,15 per werknemer per dag. Dit is een verhoging ten opzichte van de thuiswerkvergoeding 2022 die €2,0 per werknemer per dag bedroeg.
De thuiswerkvergoeding 2023 is tot maximaal €2,15 per dag onbelast. Dit betekent dat de vergoeding niet wordt opgeteld bij het loon en dus vrijgesteld is van de loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen.
De thuiswerkvergoeding valt onder de gerichte vrijstelling van de werkkostenregeling (WKR), en valt dus niet onder de vrije ruimte van de WKR.
Berekening thuiswerkvergoeding 2023
De thuiswerkvergoeding is afhankelijk van hoeveel dagen werknemers thuis werken. Als werknemers een vast aantal dagen thuis werken kan je een vaste maandelijkse vergoeding geven.
Verschilt het aantal thuiswerkdagen, dan kan het handiger zijn om te thuiswerkvergoeding te geven op basis van daadwerkelijk thuis gewerkte dagen. De maximale onbelaste thuiswerkvergoeding is dan het aantal dagen * €2,15.
Vaste maandelijkse vergoeding
Onderstaand laten wij een fictief rekenvoorbeeld zien voor een werknemer die 5 dagen per week werkt, waarvan 2 dagen thuis en 3 dagen op kantoor.
Om een vaste maandelijkse vergoeding te kunnen betalen, moet je rekening houden met de 128-dagenregeling. Deze regeling hangt samen met de vaste reiskostenvergoeding. De wettelijke regeling houdt in dat een werknemer die in een kalenderjaar ten minste 128 dagen naar een vaste werkplek reist, een thuiswerkvergoeding kan krijgen op basis van 214 dagen (op basis van 5 dagen per week).
In bovenstaand voorbeeld moet de werknemer dan minimaal 51 dagen (128 * (2/5)) thuis werken. Ervan uitgaande dat de werknemer circa 45 weken per jaar werkt, wordt dit aantal dagen gehaald (45 * 2 = 90). De thuiswerkvergoeding mag daarom berekent worden op basis 214 dagen.
De maximale thuiswerkvergoeding per jaar is dan: (2/5) * 214 dagen * €2,15 = €184,04.
De maximale thuiswerkvergoeding per maand is: €184,04 / 12 = €15,33.
Combinatie thuiswerkvergoeding en reiskostenvergoeding
Om gebruik te maken van de vaste thuiswerkvergoeding en vaste reiskostenvergoeding is het belangrijk om inzichtelijk te hebben op welke dagen een werknemer thuiswerkt en op welke dagen de werknemer niet thuiswerkt.
Het is namelijk niet mogelijk om op één dag zowel de thuiswerkvergoeding als de reiskostenvergoeding te geven. Omdat je werkt met een vaste vergoeding is het niet nodig om bij te houden op welke dagen wordt thuisgewerkt. Wel is het verstandig om gedurende het jaar te analyseren of het aantal thuiswerkdagen nog klopt en of wordt voldaan aan de 128 dagen-regeling.
Stappenplan werkgevers
Ben je als werkgever van plan om thuiswerkkosten te vergoeden op basis van een vaste vergoeding? Dan kan je de onderstaande stappen volgen.
- Maak met de werknemer afspraken over de verdeling thuiswerkdagen en aantal dagen op kantoor. Zorg ervoor dat dit schriftelijk wordt vastgelegd.
- Bepaal of de werknemer voldoet aan de 128-regeling, en bereken vervolgens op basis van de verdeling de vaste maandelijkse vergoeding.
- Analyseer gedurende het jaar of de verdeling thuiswerkdagen en kantoordagen nog klopt en of de werknemer nog steeds voldoet aan de 128-regeling. Indien nodig bereken je de vergoeding opnieuw.
Thuiswerkplek vergoeden
Naast de thuiswerkvergoeding voor de doorlopende kosten van het thuiswerken, kan je werknemers ook een vergoeding geven voor het inrichten van de thuiswerkplek. De vergoeding van het inrichten van een thuiswerkplek vallen wel onder vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Dit betekent dat zolang de kosten binnen de vrije ruimte passen, en voldoen aan het gebruikelijkheidscriterium (gebruikelijk binnen de branche), zijn de kosten onbelast.
Veelgestelde vragen
Hoe hoog is de thuiswerkvergoeding 2023?
De thuiswerkvergoeding 2023 bedraagt €2,15 per werknemer per dag.
Is een thuiswerkvergoeding verplicht?
Nee, een thuiswerkvergoeding is niet verplicht tenzij dit is opgenomen in de cao. Werknemers hebben dus geen wettelijk recht op een thuiswerkvergoeding, dit kan je als werkgever zelf bepalen.
Geldt er een minimum thuiswerkdagen voor de thuiswerkvergoeding?
Nee, er geldt geen minimum aantal thuiswerkdagen om de thuiswerkvergoeding te verstrekken.
