Er zijn verschillende soorten begrotingen te onderscheiden, de projectbegroting is daar één van. Een projectbegroting maak je voorafgaand aan het project, als onderdeel van het projectplan.
Welke soorten begrotingen zijn er?
Begrotingen zijn er in vele soorten en maten, zoals:
- Exploitatiebegroting/jaarbegroting
- Liquiditeitsbegroting
- Projectbegroting
- Financieringsbegroting
- Investeringsbegroting
In onze eerdere artikelen valt alles te lezen over de exploitatiebegroting en liquiditeitsbegroting. In dit artikel gaan we in op de projectbegroting.
Wat is een projectbegroting?
Een projectbegroting is een overzicht met alle verwachte inkomsten en uitgaven van een project, idealiter vanaf de start tot het einde van het project.
Als onderdeel van het projectplan geeft een begroting inzicht in de totale te verwachte uitgaven, wat weer van invloed is op verschillende andere onderdelen binnen een organisatie. Een voorbeeld hiervan is het budget van het project, om te komen tot een projectplan is een goede inschatting van de totale kosten nodig. Denk hierbij ook aan de liquiditeit, heeft de organisatie genoeg liquide middelen om dit project uit te kunnen voeren of moet er externe financiering worden aangetrokken.
Wil je tijd besparen met de boekhouding?
Maak gebruik van een eenvoudig online boekhoudprogramma!
Hoe maak je een projectbegroting?
Om een projectbegroting te kunnen maken moet een aantal stappen worden gezet.
Stap 1: Stel alle activiteiten van het project vast
Hierbij moet je denken aan alle directe activiteiten van het project, bijvoorbeeld het bouwen van de constructie. Maar houd hier ook rekening met indirecte activiteiten a. moet er financiering bij de bank worden geregeld of b. moeten er contracten worden opgesteld door een externe partij?
Stap 2: Bepaal de kosten per activiteit
De volgende stap is het bepalen van de kosten per activiteit. Hier moeten schattingen worden gemaakt, als er al offertes zijn opgevraagd of zelfs bestellingen zijn gedaan, kunnen de bedragen worden onderbouwd.
Bij deze stap moet je ook nadenken over uit te besteden werkzaamheden.Wat zijn de kosten van de externe partijen? Zijn dit allemaal vaste bedragen of wordt er gerekend met uur x tarief. Kan er een goede inschatting gemaakt worden van het aantal externe uren of moet er rekening worden gehouden met een buffer?
Ook werken er waarschijnlijk intern medewerkers aan het project, op welke manier worden kunnen deze kosten worden toegerekend aan het project?
Deze stap is in sommige gevallen erg lastig, omdat je veel schattingen moet maken. Probeer deze schattingen realistisch te doen.
Stap 3: Bepaal het bedrag voor de post onvoorzien
Aan de voorkant van een project is het bijna onmogelijk om een begroting te maken waarin aan alles is gedacht. Er doen zich altijd onverwachte tegenvallers voor en daarom is het belangrijk om een post onvoorziene kosten mee te nemen. Je kunt 1 post van bijvoorbeeld 10% van de totale projectkosten meenemen als onvoorziene kosten, een andere optie is bij iedere afzonderlijke regel 10% onvoorzien mee te nemen. Per saldo komt het op hetzelfde neer maar de presentatie is net anders. Een grote post van 10% van de projectkosten wordt vaak ontvangen dan 10% per regel.
Stap 4: Begroting is af, check check dubbelcheck!
De concept versie van je begroting is af. Nu is het moment gekomen om de begroting te laten checken door iemand. Dit kan je manager zijn die het project ook goed moet keuren. Of een collega die ook verstand van zaken heeft.
Als je niet iemand uit je directe omgeving kan vragen is het raadzaam om na te denken over het inhuren van een onafhankelijke specialist.
Tijdens het project
Houd tijdens het project de werkelijke inkomsten en uitgaven bij. Op die manier heb je op elk moment inzichtelijk of de begroting wordt overschreden en of er extra budget moet worden aangevraagd.
