Als ondernemer ontkom je er niet aan, je hebt misschien wel op dagelijkse basis te maken met facturen. Je verstuurt zelf facturen en ontvangt ze natuurlijk ook. Facturen worden gebruikt om geleverde goederen en diensten af te rekenen. Het komt soms voor dat er een fout in een factuur optreedt, bijvoorbeeld doordat er een verkeerde prijs of hoeveelheid wordt vermeld. Om deze onnauwkeurigheden te corrigeren en een juist financieel beeld te behouden, wordt er gebruik gemaakt van de creditfactuur. In deze blog gaan we dieper in op wat een creditfactuur is, wanneer je die gebruikt, hoe je deze kunt opstellen en hoe je de creditfactuur verwerkt in je administratie.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur of creditnota, is een document dat wordt uitgegeven door een verkoper aan een klant om fouten te corrigeren in een eerder uitgegeven factuur. Je draait de eerder verstuurde factuur in feite terug. Er staat dan ook een negatief bedrag op de factuur, jij bent de klant wat verschuldigd met deze creditnota in plaats van andersom. Het oorspronkelijke bedrag wordt gecrediteerd.
Wanneer gebruik je een creditfactuur?
Er zijn verschillende situaties waarin een creditfactuur wordt gebruikt:
- Correctie van fouten: Als er fouten zijn gemaakt in de oorspronkelijke factuur, zoals onjuiste prijzen, verkeerde hoeveelheden of andere discrepanties, kan een creditfactuur worden uitgegeven om deze fouten te corrigeren.
- Retourzendingen: Als een klant goederen of diensten retourneert, wordt er een creditfactuur afgegeven om het bedrag van de geretourneerde items aan de klant terug te betalen.
- Kortingen: Soms kunnen er achteraf kortingen worden toegekend aan klanten. In dat geval wordt een creditfactuur gebruikt om het bedrag van de korting te verrekenen.
- Annulering van de factuur: Als een factuur volledig moet worden geannuleerd, bijvoorbeeld omdat de transactie is geannuleerd of de klant de diensten niet heeft ontvangen, wordt een creditfactuur uitgegeven om het volledige bedrag te crediteren.
Opstellen van een creditfactuur
Het opstellen van een creditfactuur vereist nauwkeurigheid en duidelijkheid om verwarring te voorkomen. Maar in feite werkt het precies hetzelfde als het opstellen van een normale factuur. Zo vermeld je
- De partijen. Net zoals bij een reguliere factuur vermeld je de partijen met bijbehorende gegevens.
- Een datum.
- Een uniek factuurnummer.
- Specificatie van de credit. Wat wordt er precies gecrediteerd? Het is aan te raden om te verwijzen naar de originele factuur.
- Het bedrag dat gecrediteerd wordt.
- Reden voor de credit. Geef een omschrijving van de reden voor het verzenden van de creditfactuur.
- Betalingsinstructie. Het kan zo zijn dat niet het gehele bedrag van de originele factuur wordt gecrediteerd. In dat geval is het belangrijk om duidelijk te vermelden welk bedrag de klant nog verschuldigd is en binnen welke betalingstermijn.
- Ondertekening en verzending.
Verwerken van de creditfactuur in de administratie
Een creditfactuur verwerk je in je administratie. Als zender van de credit verwerk je deze in de inkomsten. Je originele (foute) factuur had je al verstuurd, de creditfactuur komt hier tegenover te staan en per saldo is het effect dan 0. Het is dan ook van belang dat de originele factuur ook in de boeken blijft staan, verwijder nooit verzonden of ontvangen facturen!
Nadat de creditnota is verstuurd kan er een nieuwe factuur worden opgesteld met daarin de juiste informatie.
Conclusie
Een creditfactuur is een waardevol instrument om fouten te corrigeren. Door het juiste gebruik van creditfacturen kunnen verkopers de tevredenheid van hun klanten en een positieve zakelijke reputatie behouden. Het opstellen van een creditfactuur vereist zorgvuldigheid en duidelijkheid om eventuele verwarring te voorkomen. Door de juiste informatie te verstrekken en de correcte stappen te volgen, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat hun creditfacturen effectief en efficiënt verwerkt worden.
