Jaarrekening deponeren bij de KvK: hoe moet dat?

Leestijd: 4 minuten

Bepaalde ondernemingen zoals bv’s en nv’s moeten de jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). Door te deponeren wordt de financiële informatie beschikbaar voor iedereen die daar een belang bij kan hebben. Maar wat houdt deponeren precies en waar moet je aan denken? Wij leggen het uit!

Wat is een jaarrekening

Een jaarrekening is een financieel overzicht, dat de financiële situatie en de prestaties van een bedrijf weergeeft binnen een bepaalde periode. De jaarrekening bestaat uit de balans, een winst- en verliesrekening, het kasstroomoverzicht en een toelichting op de jaarrekening.

Wie is verplicht om de jaarrekening te deponeren?

Verschillende ondernemingsvormen zijn verplicht om een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK). De besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn voorbeelden van rechtsvormen die verplicht de jaarrekening moeten deponeren.

Wanneer je dus als zzp’er werkt en een eenmanszaak hebt, hoef je niet de jaarrekening te rapporteren.

Wie is vrijgesteld van het deponeren?

Er zijn een aantal andere uitzonderingen, waarbij geen jaarrekening gedeponeerd hoeft te worden bij de KvK. Wij zetten ze onderstaand op een rijtje.

Eenmanszaak
Wanneer je een eenmanszaak hebt, hoef je geen jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Wel is het handig om de administratie goed bij te houden en een balans en winst- en verliesrekening op te stelen, omdat je deze nodig hebt voor de aangifte inkomstenbelasting.

Dochteronderneming
Wanneer een dochtermaatschappij aan de volgende criteria voldoet, hoeft er geen jaarrekening gedeponeerd te worden.

• Moedermaatschappij heeft zich aansprakelijk gesteld voor de schulden van de dochtermaatschappij met een aansprakelijkheidsverklaring.
• De aandeelhouders hebben verklaard met deze afwijking in te stemmen, hiervoor moet een instemmingsverklaring bij de KvK gedeponeerd worden.
• Moedermaatschappij deponeert een groepsjaarrekening, waarin de cijfers van de dochter geconsolideerd zijn meegenomen.

Pensioen-bv’s en stamrecht-bv’s
Wanneer een pensioen-bv of een stamrecht-bv niet het doel heeft om winst te maken, en in de bedrijfsklasse klein of micro valt, hoeft er geen jaarrekening gedeponeerd te worden bij de KvK. Wel moet er in dat geval een verklaring van de accountant worden gedeponeerd, waarin is opgenomen dat de onderneming geen werkzaamheden heeft verricht buiten de doelomschrijving vanuit de statuten.

Hoe moet ik de jaarrekening deponeren?

Voor bedrijven die op basis van de groottecriteria binnen de bedrijfscategorieën micro, klein en middelgroot dient de jaarrekening digitaal gedeponeerd te worden. Dit kan via Standard Business Reporting (SBR), dit is een standaard voor elektronische uitwisseling van bedrijfsrapportages.

Bij middelgrote en grote bedrijven kan gebruik gemaakt worden van een accountant voor het deponeren van de jaarrekening. De accountant deponeert ook de controle-verklaring inclusief digitale ondertekening.

Voor micro- en kleine ondernemingen geldt dat zij zelf de jaarrekening kunnen deponeren via de SBR-portal.

Zelf de jaarrekening deponeren bij de KvK

Via de website van de Kamer van Koophandel (KvK) is een portaal beschikbaar, waarin de jaarrekening van kleine- en micro-ondernemingen gedeponeerd kan worden. Voor het zelf deponeren van de jaarrekening kunnen de volgende stappen worden aangehouden:

1. Maak via de KvK een ‘Mijn Start’ account aan. Volg hierbij de stappen om het account aan te maken, indien je deze nog niet hebt.
2. Als je voor de eerste keer inlogt in het ‘Mijn Start’ account, is het belangrijk om een aantal gegevens aan te vullen, zodat je account volledig is.
3. Kies vervolgens via ‘mijn profiel’ voor de optie jaarrekening deponeren. Vraag vervolgens  autorisatie aan bij het bedrijf waarvoor je de jaarrekening gaat deponeren.
4. Vul de bedrijfsgegevens in van het bedrijf waarvoor je wilt gaan deponeren. Vervolgens kan je de autorisatie aanvragen.
5. De KvK verstuurt een brief met autorisatiecode naar het bedrijf dat je hebt ingevuld. Je hebt vervolgens 6 weken de tijd om de aanvraag goed te keuren met de autorisatiecode.
6. Voer de jaarrekening handmatig in, hierbij kan je onder andere de taal en het sjabloon kiezen. Volg vervolgens de stappen in het portaal.
7. Onderteken de jaarrekening digitaal in het portaal.
8. Nadat de jaarrekening digitaal ondertekend is, valideert het systeem of er fouten in de invoer zitten.
9. Wanneer de jaarrekening is gevalideerd, kan je de deponering vervolgens versturen in het portaal.
10. Controleer of de jaarrekening goed bij de KvK is aangekomen, door bij de KvK te zoeken op de naam van jouw bedrijf of KvK-nummer en te controleren of de jaarrekening is opgenomen.

Nooit meer gedoe met de administratie?
Probeer het best beoordeelde online-boekhoudprogramma 15 maanden GRATIS!

Wat moet ik deponeren?

Welke documenten gedeponeerd moeten worden bij de KvK hangt af van in welke bedrijfscategorie het bedrijf valt op basis van de groottecriteria. Onderstaand hebben wij per bedrijfscategorie opgenomen welke documenten gedeponeerd dienen te worden:

Onderdeel	Micro	Klein	Middelgroot	Groot
Beperkte balans	X
Verkorte balans en toelichting		X
Vereenvoudigde balans			X
Vereenvoudigde winst- en verliesrekening			X
Uitgebreide balans				X
Uitgebreide winst- en verliesrekening				X
Uitgebreide toelichting			X	X
Accountantsverklaring			X	X
Aantal winstbewijzen			X	X
Bijzondere rechten inzake zeggenschap in rechtspersoon				X
Nevenvestigingen				X
Statutaire regeling en voorstel winstbestemming			X	X
Bestuursverslag			X	X

Wat is de termijn voor het deponeren van de jaarrekening?

De jaarrekening moet binnen 12 maanden nadat het boekjaar is afgelopen te zijn gedeponeerd. Loopt het boekjaar tot 31-12-2023, dan moet de jaarrekening dus uiterlijk 31-12-2024 te zijn gedeponeerd bij de KvK. Hierbij is het volgende belangrijk (voor de bv):

• Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet het bestuur de jaarrekening opmaken en voorleggen aan de aandeelhouders.
• De aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel verlenen in het geval dat bijzondere omstandigheden zich voordoen.
• De aandeelhouders hebben twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen.
• De jaarrekening moet uiterlijk 8 dagen na vaststelling gedeponeerd worden bij de KvK.

Indien gebruik wordt gemaakt van maximaal uitstel, moet de jaarrekening dus binnen 12 maanden worden gedeponeerd na afloop van het boekjaar (5 maanden + 5 maanden + 2 maanden).

Sancties bij niet tijdig deponeren jaarrekening

Het is belangrijk om de jaarrekening op tijd te deponeren. Wanneer je de jaarrekening niet op tijd deponeert, kunnen namelijk de volgende sancties opgelegd worden:

• De Belastingdienst kan een boete opleggen, omdat het niet tijdig deponeren wordt gezien als een strafbaar economisch delict.
• Bestuurders lopen het risico op persoonlijk aansprakelijk te worden gesteld. In het geval van een faillissement, kunnen schuldeisers dan aanspraak maken op het privévermogen van de bestuurders.

Veelgestelde vragen