Incasso is een term die we vaak horen in de zakelijke wereld. Met een incasso geven jouw klanten een machtiging af waardoor jij het factuurbedrag kan innen bij jouw klant. Maar hoe werkt een incasso nu precies, en wanneer schakel je een incassobureau in? Je leest het in deze blog!
Wat is een incasso?
Incasso is een manier om betalingen te innen bij jouw klanten. Jouw klanten hebben dan een machtiging gegeven, om het bedrag van hun bankrekening te halen. Hierdoor hoeft de klant de factuur niet meer over te maken.
Door gebruik te maken van een incasso krijg je een gestructureerde cashflow (je weet namelijk wanneer er betaald gaat worden). Ook heb je minder omkijken naar inkomende betalingen.
Er zijn verschillende typen incasso’s, die we onderstaand beschrijven.
Nooit meer gedoe met de administratie?
Probeer het best beoordeelde online boekhoudpakket 15 maanden GRATIS! 👇
Automatische incasso
Bij een automatische incasso geeft jouw klant toestemming om periodiek een bedrag af te schrijven van de bankrekening. Dit wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt bij abonnementen.
Eenmalige incasso
Bij een eenmalige incasso geeft jouw klant toestemming om éénmalig een specifiek bedrag van zijn of haar bankrekening af te schrijven. In tegenstelling tot de automatische incasso, vindt de eenmalige incasso één keer plaats voor een specifieke transactie en dus niet periodiek.
SEPA incasso
SEPA staat voor Single Euro Payments Area, een initiatief van de Europese Unie om een eengemaakt betalingsgebied te creëren voor eurotransacties. Een SEPA-incasso kunnen betalingen binnen de Europese Unie geïnd worden.
Hoe regel je een incasso?
Om een incasso te regelen kan je de volgende stappen hanteren:
- Sluit met jouw bank een incasso-contract af. Hierin spreek je af wat het maximale bedrag is dat je mag incasseren. Vaak kan je dit aanvragen via de website van jouw bank.
- Zorg dat je machtigingen krijgt van jouw klanten. Zonder machtiging, mag je geen incasso uitvoeren. Hierbij kan je kiezen voor doorlopende automatische incasso’s of een eenmalige incasso.
- Voer de machtigingen in, dit kan in de machtigingenadministratie van jouw boekhoudpakket of via een incasso-adresboek.
- Communiceer richting jouw klanten wanneer je een bedrag gaat afschrijven. Jouw klanten moeten namelijk van te voren weten wanneer er geld wordt afgeschreven.
- Lever de incasso-opdrachten aan bij jouw bank. De bank gaat vervolgens de incasso-opdrachten uitvoeren.
- Ontvang het geld op jouw rekening.
Wat als een incasso niet betaald?
Het kan natuurlijk voorkomen dat een incasso niet wordt betaald. Dit kan bijvoorbeeld als jouw klant niet voldoende geld op de rekening had of wanneer het bedrag wordt gestorneerd.
Zakelijke klant
Wanneer een zakelijke klant de incasso niet betaald, ben je niet verplicht om een kosteloze herinnering te sturen (toch doen de meeste bedrijven dit wel). Wanneer de factuur nog steeds niet wordt betaald na de herinnering, kan je vervolgstappen zetten.
Consument
Wanneer een consument (particuliere klant) de incasso niet betaald, ben je verplicht om eerst een kosteloze aanmaning (herinnering) te sturen, waarin de klant na ontvangst van de brief 14 dagen de tijd heeft om alsnog kosteloos te betalen. Als de klant alsnog niet betaald, kan je vervolgstappen zetten zoals het inschakelen van een incassobureau.
Incassokosten en wettelijke rente
Wanneer een klant niet op tijd betaalt, mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. De incassokosten zijn de kosten die jij maakt om het geld alsnog van jouw klant te krijgen, denk bijvoorbeeld aan de administratiekosten als gevolg van het verzenden van herinneringen.
De wettelijke rente is een rente die je mag eisen wanneer een klant niet betaald. Je moet de klant dan wel laten weten dat je wettelijke rente berekent zodra de betaaldatum vervalt, bijvoorbeeld via de factuur of de betalingsherinnering.
De wettelijke rente is per 1 januari 2024 7% voor niet-handelstransacties (bijvoorbeeld tussen consumenten en bedrijven) en 12,5% voor handelstransacties (bijvoorbeeld tussen bedrijven).
Wanneer schakel je een incassobureau in?
Wanneer het ondanks de betalingsherinneringen niet lukt om de factuur te innen bij jouw klanten, kan je ervoor kiezen om een incassobureau in te schakelen. Dit is een bedrijf dat namens jouw de openstaande vorderingen int.
Het incassobureau neemt als het ware jouw schuld over, en brengt incassokosten in rekening bij jouw klant. Deze incassokosten moeten dan nog bovenop de schuld worden betaald.
Natuurlijk voorkom je het liefst dat je een incassobureau moet inschakelen. Hoe je dat doet? In deze blog geven wij 6 tips om je facturen zo snel mogelijk te innen!
