Als ondernemer stuur je regelmatig facturen en je wilt natuurlijk dat die zo snel mogelijk betaald worden. Een effectief debiteurenbeleid is daarvoor belangrijk. In deze blog krijg je 5 tips om het geld zo snel mogelijk op je rekening te krijgen.
1. Maak duidelijke afspraken met je klanten
Een effectief debiteurenbeleid begint met het maken van duidelijke afspraken met je klanten. Wil je een deel van de vergoeding vooraf hebben betaald? Hanteer je een betaaltermijn van 7, 14 of bijv. 30 dagen? Gaat het om werkdagen of ‘gewone’ dagen? Berekenen je extra kosten als de klant te laat betaald?
Al deze onduidelijkheden kun je vooraf voorkomen door duidelijke afspraken te maken en deze ook te communiceren richting je klanten. Zet deze afspraken dan ook in de offerte of het contract dat je afsluit met je klant.
Vooral de betalingstermijn is een belangrijk onderdeel om op te nemen in je offerte/contract en factuur. Daarnaast kun je overwegen om eventuele consequenties bij wanbetaling alvast op te nemen in deze documenten.
2. Zorg ervoor dat je de factuur zo snel mogelijk verstuurd
Stuur direct na het verrichten van de prestatie de factuur. Dus na het leveren van je product of dienst. Als je dit na twee weken pas doet vertraagd dat natuurlijk ook de uiteindelijke betaling.
Wil je tijd besparen met de boekhouding?
Maak gebruik van een eenvoudig online boekhoudprogramma!
3. Stuur tijdig een herinnering
Stuur binnen 3-5 dagen na het verstrijken van de betaaltermijn een herinnering. Vermeld daar ook in dat het niet betalen van de factuur gevolgen kan hebben, zoals extra kosten. Verwijs hierin naar de gemaakt afspraken.
4. Neem telefonisch contact op na verstrijken termijn
Mocht de factuur na de herinnering nog niet betaald zijn, neem dan telefonisch contact op met de klant om nogmaals aan te geven dat de betalingstermijn is verstreken en dat de factuur nog niet betaald is.
5. Maak gebruik van een incasso bureau
Je hoopt natuurlijk niet in deze situatie terecht te komen maar in sommige gevallen kan het lonen om een incassobureau in te schakelen. Dit zet je natuurlijk alleen in als bovenstaande maatregelen niet hebben gewerkt. Een incasso bureau kan ervoor zorgen dat een klant de factuur alsnog betaald. Informeer je klant in een laatste herinnering dat je een incasso bureau in wil schakelen.
6. Maak een debiteurenoverzicht
Om inzicht te krijgen in je uitstaande factuur is het aan te raden om een overzicht in bijv. Excel bij te houden. Op deze manier heb je binnen een handomdraai inzicht in je uitstaande facturen en of de betalingstermijn is verstreken of niet. Check regelmatig dit document en voeg nieuwe facturen toe om altijd op de hoogte te blijven.
Conclusie
Het hebben van een goed debiteurenbeleid is van essentieel belang voor een gezond bedrijf. Het opzetten en bijhouden van een effectief debiteurenbeleid kost tijd en moeite maar is wel erg belangrijk. Het kan bijdragen aan een gezonde financiële situatie van je bedrijf en het voorkomen van onnodige juridische procedures. Door bovenstaande maatregelen te implementeren in jouw debiteurenbeleid zorg je ervoor dat dat alle seinen op groen staan om je factuur zo snel mogelijk betaald te krijgen!
FAQ
Welke betalingstermijn hanteren?
De meest gebruikte betalingstermijnen in Nederland tussen bedrijven zijn 14 of 30 dagen. In veel gevallen is het mogelijk om daar van af te wijken. In sommige gevallen echter niet, dan heb je je te houden aan de betalingstermijn die jouw klant hanteert.
Is er een wettelijke betalingstermijn?
Voor particulieren bestaat er geen wettelijke betalingstermijn, al moet het wel redelijk. Over redelijk valt te discussiëren maar een jaar is bijv. niet redelijk. Vaak wordt hier een periode van max. 30 dagen afgesproken. Tussen bedrijven onderling geldt een wettelijke termijn van 30 dagen.
Wanneer begint de periode van de betalingstermijn te lopen?
Na ontvangst van de factuur en dit kan dus later zijn dan de factuurdatum.
