Niet alleen voor de overheid is september de maand om de plannen te presenteren op Prinsjesdag, ook voor organisaties zijn september en oktober de maanden waarin plannen en budgetten worden opgesteld voor de komende jaren. In deze blog vertellen we meer over dit proces en leer jij in 4 stappen een budget op te stellen.
Waarom is een budget belangrijk?
Een budget kan fungeren als de basis voor al jouw ondernemingsplannen. Het helpt je om inzicht te krijgen in de financiën van je onderneming. En geeft antwoord op vragen als: maak ik (genoeg) winst? Heb ik voldoende liquiditeit om aan mijn verplichtingen te voldoen? Of kan ik investeren in een nieuwe machine? Aan de hand van een begroting ben je als ondernemer in control en kan je gefundeerde beslissingen maken.
Waarom een budget opstellen in oktober?
Oktober is bij uitstek de maand om vooruit te kijken naar het komende jaar. Waar het opstellen van een budget elk jaar een belangrijk proces is, is dit in 2023 misschien nog relevanter dan voorgaande jaren. Met stijgende rentes en een stijgend aantal faillissementen is het in deze tijd nog meer van belang dat je inzicht hebt in de financiële status van jouw onderneming. Door dit in september of oktober al te doen, ben jij goed voorbereid op het nieuwe jaar, en kan je al actie ondernemen om je doelen te behalen.
Hoe stel ik een budget op?
In deze blog schrijven wij over het opstellen van een exploitatiebegroting. Met begroting en budget wordt doorgaans hetzelfde bedoeld. Om een budget voor de komende jaren op te stellen heb je een aantal zaken nodig:
1. Inschatting omzet. Je begint met het inschatten van de omzet. Hierbij kijk je naar de omzet en ontwikkeling daarin van de afgelopen jaar en maak je een inschatting voor het komende jaar. Voor een ZZP’er die manuren verkoopt bereken je het als volgt: Verwachte aantal werkbare uren x uurtarief. Bij de verkoop van artikelen is de formule als volgt: aantal te verkopen producten x verkoopprijs. Dit kunnen natuurlijk meerdere producten zijn, je berekent dan per product de te verwachten omzet.
2. Inschatting inkoopkosten. Vervolgens ga je aan de slag met de verwachte (inkoop)kosten. Dit kan je per product berekenen als je producten verkoopt, of bijvoorbeeld per maand als je als zzp’ er werkt. Het bijhouden van je administratie kan je erg eenvoudig doen met online boekhoudsoftware. Door dit in een online tool te doen heb je altijd inzicht in de cijfers! Probeer e-boekhouden 15 maanden gratis:
3. Inschatting vaste kosten. Naast variabele kosten heb je ook vaste kosten, hierbij kun je denken aan: huurkosten van je bedrijfspand, personeelskosten, verzekeringskosten en afschrijvingskosten.
4. Inschatting belastingen. Tot slot maak je een inschatting van de belastingen die je moet afdragen. Zorg ervoor dat je gedurende het jaar ook geld reserveert om de belastingen te voldoen, zodat dit niet een grote onverwachte kostenpost wordt.
Vervolgstappen
Als je voor al deze punten een inschatting hebt gemaakt kun je de gegevens verwerken in het daadwerkelijke budget. Een budget kan je opstellen in Excel of een ander programma. In deze onzekere tijden is het opbouwen van een noodfonds aan te raden. Dit zorgt voor rust en financiële zekerheid bij (onverwachte) tegenvallers. Naast het opbouwen van een noodfonds kan het budget ook een aanleiding zijn om de kosten te evalueren. Zijn al deze kosten noodzakelijk of kan er ergens bespaard worden.
Na het bepalen van je budget kan er kritisch worden gekeken naar de cijfers en bijbehorende doelen.
Vervolgens kan de afweging worden gemaakt om te investeren in bijvoorbeeld machines om efficiënter te kunnen werken. Daarnaast kan een personele planning worden gemaakt, kunnen de doelen worden gehaald met het huidige personeel? Of zijn er misschien extra medewerkers nodig? Het totale budget is het startpunt voor deze afwegingen. Als je externe financiering nodig hebt om je doelen te bereiken is het budget ook een voorwaarde om geld te kunnen lenen.
