Als zelfstandig ondernemer ontkom je er niet aan, facturen opstellen en versturen. Je kunt deze taak uitbesteden maar in veel gevallen doen (beginnende) ondernemers dit zelf. In principe mag je als ondernemer zelf bepalen hoe jouw factuur eruit ziet maar er zijn wel aan aantal zaken die er in ieder geval op moeten staan. In dit artikel wordt antwoord gegeven op de volgende vraag: aan welke eisen moet een factuur eigenlijk voldoen?
Wanneer moet je een factuur versturen?
Als jij als ondernemer diensten of goederen levert aan een andere ondernemer ben jij verplicht om een factuur te sturen. In sommige gevallen hoef je dat niet te doen, bijvoorbeeld als je gebruik maakt van de KOR-regeling. Ook als je goederen of diensten verricht aan een particulier hoef je niet een factuur te sturen, het mag natuurlijk wel. Het verzenden van facturen, ook aan particulieren, zorgt ervoor dat je boekhouding op orde en volledig is.
Als je gebruik maakt van de KOR-regeling en toch een factuur verstuurd, is het belangrijk dat je ‘btw vrijgesteld’ op de factuur vermeld.
Welke gegevens moeten er op een factuur staan?
Wij raden aan om de volgende gegevens op jouw uitgaande facturen te vermelden:
- De (bedrijfs)gegevens van jouw onderneming. Hierbij moet je denken aan de naam van jouw onderneming en het volledige adres.
- De (bedrijfs)gegevens van jouw klant. Hier geldt hetzelfde als voor je eigen onderneming, naam en adres van de onderneming.
- Btw nummer. Het btw-identificatienummer is een uniek nummer die je krijgt van de Belastingdienst.
- Kvk-nummer. Dit nummer heb je gekregen na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
- Geleverde goederen/dienst. Hier omschrijf je wat er precies geleverd is aan goederen of diensten.
- Datum van levering. De datum waarop de diensten of goederen zijn geleverd.
- Datum van factuur. Hier wordt de datum bedoelt waarop de factuur verstuurd wordt.
- Factuurnummer. Elke factuur in jouw administratie moet een uniek nummer hebben. Hierbij kun je denken aan 2022-001.
- Bedrag (excl. BTW). Het bedrag dat je in rekening brengt moet uiteraard vermeld worden op de factuur, denk er hierbij aan dat het bedrag er excl. BTW op moet staan.
- Btw tarief. Het algemene tarief in Nederland is 21%, voor sommige goederen en diensten geldt een verlaagd tarief van 9%. Je moet op je factuur vermelden welk tarief van toepassing is.
- Btw bedrag. Dit is simpelweg het bedrag dat jij in rekening brengt x het btw tarief.
Wil je tijd besparen met de boekhouding?
Maak gebruik van een eenvoudig online boekhoudprogramma!
Wat zijn de gevolgen als ik niet aan deze voorwaarden voldoe?
Als een factuur niet aan bovenstaande voorwaarden voldoet, is de factuur niet rechtsgeldig. Het gevolg daarvan is dat zowel jij als de ontvanger niet gebruik kan maken van de btw-aftrekregeling. Zorg er daarom voor dat je factuur klopt!
Wat is nog meer handig om te vermelden?
Naast de verplichte gegevens is het verstandig om een betalingstermijn op je factuur te zetten. Je kunt bijvoorbeeld de volgende zin opnemen in je factuur:
Wij verzoeken je vriendelijk om uiterlijk [DATUM] te betalen.
Door een vervaldatum toe te voegen aan je factuur geef je de debiteur duidelijkheid en dat vergroot de kans dat jouw geld tijdig binnen is. Indien er geen betalingstermijn is overeengekomen tussen partijen, geldt 30 dagen als de wettelijke norm om te betalen.
Is een factuur per e-mail rechtsgeldig?
Zeker. Een factuur versturen per e-mail is wel zo makkelijk en gewoon rechtsgeldig. Hierbij is het wel belangrijk dat de factuur als bijlage (in Pdf) wordt meegestuurd en dus niet als platte tekst in de e-mail zelf staat.
Moet ik mijn facturen bewaren?
Hier komt de administratieplicht om de hoek kijken. Als ondernemer ben je verplicht je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt ook voor facturen. Zorg er daarom voor dat je de verstuurde facturen goed bewaard!
