Wettelijke bewaarplicht en 6 tips voor het bewaren van je administratie

Leestijd: 3 minuten

Administratie bijhouden is één ding, het bewaren een tweede. Het bewaren van je administratie is echter wel belangrijk, voor je persoonlijke financiën maar misschien wel nog belangrijker als ondernemer. Als ondernemer ben je namelijk verplicht je administratie 7 tot 10 jaar te bewaren. In dit artikel lees je meer over de wettelijke bewaarplicht en geven wij 6 tips!

Wettelijke bewaarplicht

Als ondernemer ben je verplicht je administratie, ook wel boekhouding, voor een aantal jaar te bewaren. Je bent in ieder geval verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Informatie omtrent onroerende zaken en rechten op onroerende zaken (bijv. bedrijfspanden of fabrieken) moet 10 jaar bewaard worden.

Met de belastingdienst kan je als ondernemer afspraken maken over een afwijkende bewaartermijn en over de mate van detail van de bewaarde gegevens. Deze afspraken kunnen niet gemaakt worden voor de basisadministratie, die moet je altijd 7 jaar bewaren.

De documenten die je moet bewaren bestaat uit alle gegevens over jouw onderneming die zijn vastgelegd. Hierbij kan je denken aan:

  • Verzonden facturen
  • Ontvangen facturen
  • Grootboek
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Alle documentatie met de belastingdienst
  • Loonadministratie
  • Contracten

Wil jij meer te weten komen over boekhouding? In dit artikel leggen wij uit wat boekhouding is.

Tip 1 – Organiseer je documenten

De belangrijkste tip is om je documenten te organiseren. Zorg ervoor dat je een systeem hebt om alles overzichtelijk te houden. Houdt een consistente manier aan voor het opslaan van documenten, gebruik bijvoorbeeld “jaar-maand-dag-documentnaam” (20230927_Verkoopfactuur 1002) voor digitale documenten.

Ook is het aan te raden om regelmatig je administratie bij te werken. Maak er de gewoonte van om je administratie wekelijks of maandelijks bij te werken.

Tip 2 – Digitaliseer

Een belangrijke tweede tip is het digitaliseren van je administratie. Hoewel dit geen verplichting is vanuit de belastingdienst, is een digitale administratie wel aan te raden. Vanuit de belastingdienst is het een verplichting om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren, dat zal digitaal eenvoudiger zijn dan fysiek. Veel van de verkoop en inkoop facturen zullen digitaal verstuurd en ontvangen worden. Ook communicatie met de belastingdienst zal veelal digitaal plaatsvinden. Een digitale administratie maakt het ook makkelijker om te doorzoeken.

Tip 3 – Zorg voor een veilige opslag

Voor zowel fysieke als digitale administraties is het van belang dat je zorgt voor een veilige opslag. Bewaar papieren documenten op een veilige en droge.

Ook voor een digitale administratie geldt dat ze op een veilige plaats moeten worden opgeslagen. Neem voorzorgsmaatregelen tegen hackers en bescherm je administratie met sterke wachtwoorden.

Tip 4 – Maak back-ups

Als je je administratie digitaal bewaart, is het ontzettend belangrijk om regelmatig back-ups te maken naar verschillende opslagfaciliteiten. Maak je gebruik van een Cloud oplossing, zorg er dan ook voor dat je een back up op een andere locatie hebt staan, bijvoorbeeld een externe harde schijf.

Het is al vaak voorgekomen dat een ondernemer zijn hele administratie kwijt was door bijvoorbeeld lekkage of brand. Dat wil je natuurlijk voorkomen!

Tip 5 – Maak gebruik van een boekhoud programma

Je kan je boekhouding bijhouden in Excel of op papier maar weet ook dat er online talloze mogelijkheden zijn voor een online boekhoud programma. Een online boekhoud programma neemt veel van de taken van boekhouden van je over. Wil jij 15 maanden gratis een boekhoud pakket proberen? Kijk dan eens op de website van e-boekhouden.nl!

 

De top 5 beste boekhoudprogramma's

 

Over finara

Wekelijks vind je op Finara.nl nuttige artikelen & blogs voor ondernemers.

Plaats een reactie